様々な手続きと作業を経て、輸出する貨物は船積みされます。この船積みが完了すると、荷送人（輸出者）は荷受人（輸入者）に向けて書類を送付します。
その書類の一つとして、この船積案内書の発行が輸出者に義務付けられています。船積案内書は船積通知（S/A）とも呼ばれ、その内容としては注文番号・品名・数量・金額・船便名・出航日・B/Lナンバー等が記載されます。
一般的には、この船積案内を持って売主（輸出者）側の責任・義務は完了し、以降は輸入側の責任で、荷物の輸入手続き等を進め、荷物を入手する必要が生じる事になります。

輸出者が輸入者に対してこの船積案内を送付するタイミングとしては、確実に積み込まれた事を確認した上で送付するのが、ある意味で良いのですが、輸入先国が近距離であったり航空便の場合には、それでは間に合わないため、積込便が決まった時に送付する事も少なくありません。
また船積案内書は輸出者が送付しますが、実際に書類に記載される様な荷物の船積み段取り等は、輸出者自ら行う事は少なく、これらの情報は実際はフォワーダーから入手する事になります。

このフォワーダーと言うのは、国際物流の専門家で、貿易業を行う商社や貿易会社も商品の輸出通関など出荷手続きは、フォワーダーに依頼するのが一般的となっています。